Какие документы проверяет трудовая инспекция?

Какие документы проверяет трудовая инспекция?

Если у вас есть наёмные сотрудники, рано или поздно к вам может прийти инспекция труда с плановой или внеплановой проверкой. Когда, кого, и как часто проверяют — ответы в нашей статье.

Какие документы проверяет трудовая инспекция?

Инспекция труда проверяет работодателя, если:

  • имеется большая угроза нарушений или их последствия масштабны. Таких работодателей ГИТ регулярно контролирует и проводит плановые проверки;
  • стало известно о нарушении трудовых прав: поступило обращение от граждан, произошел несчастный случай на рабочем месте или Роструду стало известно о нарушениях из общедоступных источников. В таких случаях назначают внеплановое расследование.

Периодичность плановых проверок зависит от категории риска, которая присвоена компании.

  • в категории умеренного риска проверки проходят 1 раз в 6 лет;
  • в категории среднего риска — 1 раз в 5 лет;
  • в категории значительного риска — 1 раз в 3 года;
  • в категории высокого риска — 1 раз в 2 года.

Работодателей с низкой категорией риска в плановом порядке не проверяют, а инспектируют только если возник повод для внеплановой проверки.

Узнайте, ожидается ли в этом году плановая проверка на сайте ФГИС «Единый реестр проверок» и на сайте своей территориальной инспекции труда, например, города Москвы.

Если нашли себя в списках, почитайте нашу статью о том, как проходят проверки ГИТ и как к ним подготовиться.

До 31 декабря 2021 года не проводятся плановые проверки предприятий из реестра МСП.

Категория рассчитывается по формуле и зависит от нескольких факторов:

  • опасности производства, отрасли, ОКВЭД. Например, работа промышленного альпиниста опаснее работы менеджера в рекламном агентстве и у первой компании категория риска будет выше;
  • численности сотрудников: чем их больше — тем выше риск;
  • добросовестного поведения организации: есть ли задолженность по зарплате, несчастные случаи, штрафы за нарушение трудового законодательства.

Каждый раз, когда у работодателя обнаруживают нарушение, ему присваивают определённую категорию риска в соответствии с классификацией, где каждое нарушение имеет свой вес в баллах.

Например, уклонение от заключения трудовых договоров или невыплата зарплаты — это максимальные 10 баллов. Если работодателя поймали на таких нарушениях, он сразу попадает в категорию высокого риска с плановыми проверками каждые два года. А вот нарушение правил заполнения трудовых книжек — это всего один балл и низкий риск. Неутверждение графика отпусков — тоже низкий риск, но уже два балла.

Если вы входите в группу, где не проводят плановые проверки, можно годами жить спокойно, если не будете допускать, чтобы кто-то из бывших сотрудников или третьих лиц на вас пожаловался, или Роструд каким-то другим способом заинтересовался вами. Иначе придёт внеплановая проверка, и если найдут нарушения — повысят группу риска, и тогда проверки станут регулярными.

Пример: сотрудник дал интервью газете о задержке зарплаты на полгода. Роструд самостоятельно сделает соответствоующий вывод и назначит внеплановую проверку. Если информация подтвердится, по результатам проверки могут поменять категорию риска.

Ещё пример: в 2021 году нужно было провести внеочередную проверку знаний по охране труда в связи с вступлением в силу новых правил. Всем работодателям на основании ОКВЭД разослали предупреждение. Они должны отчитаться, что обучили сотрудников. Если сделать это с опозданием, будет внеплановая проверка и как итог — изменение категории риска.

Да, можно. Для этого нужно направить заявление в свободной форме в ГИТ или через личный кабинет на портале Роструда.

Категорию снизят, если за 3 предыдущих года не было:

  • административных наказаний работодателя;
  • задолженности по зарплате;
  • производственного травматизма и смертельных несчастных случаев.

Какие документы проверяет трудовая инспекция?
Заявление об изменении присвоенной ранее категории риска деятельности юридического лица

Категорию автоматически сменят без заявления в таких случаях:

  1. На более высокую — если произошёл несчастный случай со смертью или изменились параметры деятельности организации. Например, увеличилась численность и теперь масштабы распространения последствий несчастных случаев стали шире.
  2. На более низкую — если в организации прошла проверка и не было выявлено нарушений.

До 31 декабря 2021 г. не проводятся плановые проверки предприятий из реестра МСП. На внеплановые проверки мораторий не распространяется.

Если вы относитесь к МСП, но вас нет в реестре, подайте заявление на сайте налоговой инспекции.

Временный мораторий распространяется не на все малые предприятия. В обычном порядке продолжат проверять организации:

  1. Деятельность которых отнесена к категориям чрезвычайно высокого или высокого риска.
  2. Социальной сферы, образования, здравоохранения, производства и обращения драгоценных камней.
  3. Где в течение трёх последних лет были выявлены грубые нарушения.

С 01 июля 2021г. действуют новые регламенты контроля. Изменения направлены на сокращение традиционных проверок и усиление предупредительных мероприятий:

  1. Максимальный срок проведения проверки сокращен с 20 рабочих дней до 10
  2. Вместо плановой проверки может быть проведён инспекционный визит без предварительного уведомления. Продолжительность визита не более 1 рабочего дня и включает в себя осмотр, опрос, истребование документов.
  3. Появилась возможность освобождения от плановых проверок при условии заключения договора страхования рисков причинения вреда.
  4. По соглашению с ГИТ возможна замена плановых проверок мониторингом с обменом информацией в режиме реального времени.
  5. Контрольно-надзорные мероприятия будут отражаться онлайн в информационной системе.
  6. Документы можно предоставлять на проверку в электронном виде в личном кабинете на портале Роструда через сервис «Электронная проверка».
  7. При наличии признаков нарушений, не грозящих чрезвычайными ситуациями, вместо внеплановой проверки чаще будут направлять работодателям предостережение, об исполнении которого необходимо отчитаться в ГИТ в установленный срок.

Плановых проверок можно избежать, снизив категорию риска или воспользовавшись новыми возможностями из предыдущего раздела с 1 июля 2021 года.

Чтобы не нарваться на внеплановые проверки, придерживайтесь правил:

  • Вовремя устраняйте и отчитывайтесь в ГИТ об исполнении предписаний. Опоздание с ответом — повод для внеплановой проверки.
  • Ведите кадровый документооборот в полном объеме. Наиболее распространенный повод для внеплановой проверки — заявление сотрудников и иных лиц. Если у вас будут все необходимые документы, вы сможете решить вопрос на стадии предостережения или проведения ограниченной тематической проверки.
  • Избегайте несчастных случаев на производстве. В любом подобном случае назначается расследование, а информация в инспекцию поступает из медицинских учреждений.
  • Проводите спецоценку условий труда когда это нужно и публикуйте результаты на сайте компании. Если ГИТ проверит и не найдёт эту публикацию — может оштрафовать и назначить внеплановую проверку.

Роструд вправе самостоятельно инициировать внеплановую проверку, если на основании общедоступной информации сделает вывод об угрозе причинения вреда жизни и здоровью граждан.

При этом под угрозой причинения вреда жизни и здоровью понимаются не только чрезвычайные ситуации, но и:

  • невыплата заработной платы;
  • непредоставление отпусков;
  • нарушение режима труда и отдыха;
  • уклонение от оформления трудовых отношений или их ненадлежащее оформление;
  • необеспечение средствами индивидуальной защиты;
  • допуск к работе лиц, не прошедших обучение, инструктаж, стажировку, медосмотр, психиатрическое освидетельствование если они обязательны;
  • ненадлежащее функционирование или отсутствие системы управления охраной труда;
  • отсутствие специальной оценки условий труда (СОУТ);
  • нарушение порядка предоставления гарантий и компенсаций работникам.

Избегайте этих нарушений и не обижайте сотрудников, чтобы их жалобы не привели к проверке.

Проверки трудовой инспекции: виды, причины, ошибки, штрафы

Трудовая инспекция приходит только к тем предпринимателям, у которых есть сотрудники. И скорее даже к тем, кто с этими сотрудниками не нашёл общего языка. 

Виды проверок

Проверки бывают: плановые и внеплановые. О плановых проверках можно узнать ещё до начала года, на сайте Генпрокуратуры. Чтобы подготовиться к такой проверке, Роструд сделал проверочные листы, которые можно заполнить онлайн.

То есть вы проходите тест и в конце вам формируют что-то вроде проверочного акта. Там будут предупреждения и советы о том, что важно исправить перед проверкой.

Формулировки в тестах не самые простые, но сама идея этого инструмента — хорошая и может быть полезна. 

Хорошая новость в том, что малый бизнес освободили от проверок до конца 2021 года. Правда, и тут есть исключения — малый бизнес в сфере образования, здравоохранения, социальной сфере и с лицензируемыми видами деятельности всё равно могут проверить. 

А вот от внеплановых проверок никто не застрахован, об их причинах расскажу ниже. 

Плановые и внеплановые проверки бывают выездными и документарными:

Какие документы проверяет трудовая инспекция?

Документарные — это когда вас просят прислать заверенные копии документов, чтобы исключить подозрения в нарушениях, которые сейчас есть у инспекторов. Например, они видят, что вы платите совсем небольшую зарплату и просят объясниться. А вы рассказываете, что зарплата у вас такая, потому что сотрудники работают на полставки и отправляете заверенные копии трудовых договоров в подтверждение. 

Выездные — это когда к вам в офис, магазин или салон приходят инспекторы лично и неожиданно. Смотреть тоже будут документы, причём за любой период, но лишь по теме проверки. Прочитайте её заранее в приказе о проверке.

 Например, если тема ревизии — начисление и выдача заработной платы, то проверять вопросы, связанные с персональными данными работников, инспекторы не вправе.

А распоряжение, в котором не указан предмет проверки совсем — незаконно.

Причины проверок

Самая распространённая — жалоба ваших же сотрудников. Ещё звоночки могут прийти из прокуратуры, полиции, налоговой, фондов и даже с сайтов с вакансиями. Например, когда одно из условий найма —  московская прописка. 

Читайте также:  Обязательства вследствие неосновательного обогащения

По данным портала трудинспекции больше половины жалоб касается именно оплаты труда. То есть работники готовы терпеть нарушения своих трудовых прав и идти на компромиссы с работодателем, пока дело не касается денег. 

При этом анонимные заявления трудинспекция не принимает. С жалобой нужно прийти лично или оставить её на сайте, зарегистрировавшись через портал госуслуг. 

Какие документы проверяет трудовая инспекция?

Интересный факт 1: пожаловаться на вас может не только сотрудник, чьи права нарушаются, но и его коллега. 

Интересный факт 2: вам не должны раскрывать имя работника, который на вас нажаловался, как и показывать текст его жалобы. 

Ошибки, которые приводят к проверкам

Работодателя могут наказать, если он: 

  • не вовремя выплачивает зарплату, один раз в месяц — это тоже не вовремя;
  • не полностью выплачивает зарплату или она в принципе меньше МРОТ;
  • задерживает расчёт при увольнении;
  • не оплачивает сверхурочную работу;
  • выплачивет отпускные позже, чем за 3 дня до начала отпуска;
  • не отпускает в отпуск;
  • не проводит спецоценку условий труда;
  • не выдаёт расчётный листок, в котором описано, как рассчитывается зарплата работника;
  • ошибается в трудовых договорах. 

Про ошибки в трудовых договорах напишу пару слов отдельно. Самая первая тактическая ошибка — замена трудового договора договором ГПХ. Не надо так. Да, на договоре ГПХ можно платить чуть меньше страховых взносов за сотрудника, но эти 4-5% не сильно помогают сэкономить, а под риск вас ставят. 

Какой договор выбрать: трудовой или ГПХ

А дальше фактические ошибки в тексте самого договора. Например, четкие даты выплаты зарплаты меняют на абстрактное «Выплата зарплаты до такого-то числа».

Или не указывают трудовую функцию работника — важно перечислять в трудовом договоре его основные обязанности или сослаться на должностную инструкцию.

Иначе, как сотруднику чувствовать себя уверенно в том, что вы не будете заставлять его делать вещи, которые его должностью не предусмотрены? 

Например, «Почту России» оштрафовали на 2 миллиона рублей за то, что её сотрудников заставляют торговать продуктами, хотя такая обязанность не предусмотрена их трудовым договором.

Штрафы, которые выставляют за ошибки

Может повезти и контролёры обойдутся предупреждением. Если не повезёт, то ждёт штраф за административное правонарушение. 

Не заключили трудовой договор, заменили его ГПХ (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • для должностных лиц — в размере от 10 000 до 20 000 рублей;
  • для предпринимателей — от 5 000 до 10 000 рублей;
  • для организаций — от 50 000 до 100 000 рублей.

Невыплата зарплаты или неполная выплата (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • для должностных лиц — предупреждением или административным штрафом в размере от 10 000 до 20 000 рублей;
  • для предпринимателей — от 1 000 до 5 000 рублей;
  • для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей.

Платные услуги мошенников

Помните, любая проверка начинается с удостоверения проверяющего и распоряжения на проверку, которое обязательно подписывает и заверяет печатью руководитель территориального органа. Без них к своим документам даже не подпускайте.

Мошенники знают, как играть на чувствах предпринимателей — они представляются сотрудниками трудинспекции, пугают предстоящей внеплановой проверкой и предлагают помочь к ней подготовиться. За деньги, конечно же. Помните: платных услуг никакие государственные ведомства не оказывают. 

Коротко

  • Малый бизнес освобождён от плановых проверок до конца 2021 года и даже после этого шанс попасть на такую проверку — небольшой.
  • Выездные проверки случаются чаще всего из-за жалоб сотрудников.
  • Даже если найдут нарушение, можете отделаться предупреждением, особенно в самый первый раз. 

Статья актуальна на 08.02.2021

Как инспекция по труду проверяет работодателей | Контур.НДС+

Какие документы проверяет трудовая инспекция?

С конца июля 2021-го действует Постановление Правительства РФ от 21.07.2021 № 1230 «Об утверждении Положения о федеральном государственном контроле (надзоре) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права» (далее — постановление №1230), на которое следует опираться госинспекторам по труду во время проверки. Введены более сжатые сроки ревизии, регламент профилактических мероприятий и новые правила для обжалования решений. К чему готовиться работодателям?

Какие нормативные акты регулируют проверки

Во время проверок соблюдения норм трудового законодательства инспекторы опирались на два нормативных правовых акта: Постановление Правительства РФ от 1.09.2012 № 875 (далее — постановление №875) и административный регламент из Приказа Роструда от 13.06.2019 № 160.

Постановление № 875 недействительно с 23 июля 2021-го, так как в этот день вступило в силу постановление №1230, которое учитывает нормы ФЗ от 31.07.20 № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации» (далее — 248-ФЗ). Плановые проверки, проводимые после 23 июля, должны соответствовать обновлённым правилам.

Административный регламент ещё не был изменён, но можно предположить, что в него внесут правки, чтобы он соответствовал постановлению № 1230 и 248-ФЗ.

Прокомментируем главные новшества.

Сжатый срок проверки

Постановление №1230 устанавливает два типа проверок: документарные и выездные. Сокращён срок проведения таких мероприятий до 10 рабочих дней — ранее длительность каждой была не свыше 20 рабочих дней.

Сохраняются ограничения сроков ревизии малых и микропредприятий. Малые предприятия проверяются до 50 часов в год, микропредприятия — до 15 часов в год.

Постановление №875 предусматривало возможность продления ревизии при определённых причинах. В новых правилах основания для продления проверки не упомянуты.

Документарная проверка осуществляется на территории трудовой инспекции. Ревизоры лишь изучают информацию в документации работодателя. Контролёры могут получить письменные объяснения, потребовать документы и назначить экспертизу (п. 43, 44 постановления № 1230, ст. 72 248-ФЗ).

Выездная проверка осуществляется по месту нахождения работодателя. Инспекторы проводят осмотр, опросы и экспертизу, получают письменные объяснения и могут потребовать документацию (п. 47, 48 постановления № 1230, ст. 73 248-ФЗ).

Категории риска

От категории риска, присвоенной работодателю, зависит регулярность плановых выездных «трудовых» проверок. Такое правило из прежнего постановления стало частью постановления № 1230.

Таблица. Зависимость регулярности осуществления плановой «трудовой» ревизии от категории риска

Категории риска Частота проведения плановых выездных проверок
высокий риск раз в 2 года
значительный риск раз в 3 года
средний риск раз в 5 лет
умеренный риск раз в 6 лет
низкий риск не осуществляются плановые контрольные мероприятия

Категория риска присваивается ежегодно. До 1 июля текущего года чиновникам необходимо было представить сведения о категории, которая будет использоваться в последующем календарном году.

По постановлению № 1230, на официальной интернет-платформе Роструда публикуются списки тех, кто в последующем календарном году будет располагаться в категории под названием «высокий риск». Списки организаций со значительным, средним и умеренным риском можно найти на платформах территориальных органов Роструда.

В п. 14 постановления №1230 упомянута возможность работодателя направить в трудовую инспекцию заявление о пересмотре категории. Решение должно быть принято в течение 5 рабочих дней со дня получения информации о соответствии объекта контроля другой категории риска.

Профилактические мероприятия

Постановление № 1230 содержит раздел, который посвящён мероприятиям по профилактике нарушений трудового права, среди которых:

  • информирование
  • консультирование
  • предостережение
  • профилактический визит

Если ревизоры получают сведения о возможных правонарушениях, но не имеют доказательств, нарушителю объявляется предостережение. В течение 10 дней с момента поступления предостережения работодатель вправе подать возражение, которое будет рассмотрено в течение 20 рабочих дней, после чего инспектор направит ответ.

Профилактический визит следует ожидать организациям и ИП, которые относятся к категориям высокого и значительного риска, а также тем, кто планирует деятельность с высоким уровнем производственного травматизма. Для прочих работодателей такой визит необязательный.

Профилактическим визитом считается беседа, которую инспектор проводит не более 8 часов, на территории работодателя или по видео-конференц-связи.

Организации и ИП могут проконсультироваться у инспекции по труду. По ряду вопросов консультация даётся в письменном виде, если того требует работодатель:

  1. Организация и осуществление госконтроля (надзора).
  2. Порядок организации и осуществления контрольных или надзорных мероприятий.
  3. Гарантии и защита прав контролируемых лиц.
  4. Эффективные средства и методы соблюдения обязательных требований трудового законодательства и прочих нормативных правовых актов, по обнаруженным правонарушениям.
  5. Исполнение решений контролирующих (надзорных) органов.

Если за год задано более 5 схожих вопросов, ответы на них публикуются на официальной интернет-платформе Роструда.

Обжалование итогов проверки

Постановление №1230 устанавливает, что в результате «трудовой» проверки ревизоры оформляют акт, опираясь на 248-ФЗ.

Работодатель, который не согласен с результатами проверки, может обжаловать их в суде или в досудебном порядке.

1 января 2023-го иск в суд можно будет подать лишь после внесудебного обжалования. Исключение — граждане без статуса ИП (ч. 2 ст. 39 и 3 ст. 98 248-ФЗ).

Жалоба направляется в Роструд или в его территориальный орган, смотря чьи действия или решения обжалуются.

В общем порядке жалобу подают в электронном формате с помощью единого или регионального портала государственных и муниципальных услуг. Гражданин самостоятельно решает, какую электронную подпись поставить: обычную или усиленную квалификационную. Организации ставят исключительно усиленную квалификационную электронную подписью.

Далее укажем сроки, в течение которых нужно направить жалобу по ст. 40 248-ФЗ:

  1. Жалобы на решение по проверке и деяния должностных лиц трудовой инспекции принимаются в течение 30 календарных дней со дня, в который работодатель узнал или должен был узнать о нарушении собственных прав.
  2. Жалобы на предписание можно подать в течение 10 рабочих дней со дня получения такого документа.

Если есть уважительная причина для просрочки, срок может быть восстановлен. В ином случае жалоба рассмотрена не будет.

Прочие нововведения, которые предусматривает постановление № 1230

Указаны мероприятия, с помощью которых ревизоры осуществляют госконтроль:

  • инспекционный визит
  • рейдовый осмотр
  • документарная и выездная проверки (ранее были только они)
Читайте также:  Сын алкоголик что делать помогите

Инспекционный визит осуществляется на территории работодателя без предварительного уведомления. Визит проводится только на один объект за один день. Ревизоры могут проводить осмотр, опрос, запрашивать объяснения, требовать документацию, которая обязательно должна находиться у работодателя (п. 39, 40 постановления № 1230).

  • Во время выездной проверки ревизоры имеют право осуществлять фото, аудио и видеосъёмку с фиксацией даты, времени и места.
  • Утверждается возможность работодателя-ИП направить заявление о переносе плановой проверки при нетрудоспособности.
  • Теперь обращения и запросы сотрудников, заявления граждан, организаций или предпринимателей не могут быть основанием для назначения внеплановой проверки.

Обязательная вакцинация сотрудников от коронавируса

Какие документы проверяет трудовая инспекция

Государственная инспекция труда наделена значительными полномочиями по проверке соблюдения работодателями требований трудового законодательства. Так какие же документы проверяет трудовая инспекция? Расскажем в статье.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Чаще всего трудовая инспекция приходит с проверками по жалобам.

Так как не существует четко установленного проверяемого перечня, рекомендуем готовиться к проверке по всем документам, связанных с кадрами — трудовые договоры, различные положения (об оплате труда, премировании, распорядок дня), приказы, трудовые книжки, расчетные листки, табели, документы о выплате и начислении заработной платы, охрана труда и так далее.

Основные вопросы проведения проверок отражены в Трудовом кодексе РФ в главе 57 «Государственный контроль (надзор) и ведомственный контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ст. 353-368 ТК РФ)».

По установленному законодательством правилу, проверки, проводимые государственными трудовыми инспекторами в организациях, могут быть плановыми и внеплановыми (которые, в свою очередь, подразделяются на документарные и выездные). Порядок осуществления ревизий определен законодательно. Для начала проверочных действий и в первом, и во втором варианте нужны основания (причины, случаи).

Основания для проведения внеплановой проверки трудовой инспекцией

  • невыплата (задержка) или неполная выплата заработной платы в установленный срок;
  • установление зарплаты в размере меньшем, чем это предусмотрено трудовым законодательством, то есть ниже МРОТ;
  • невыполнение работодателем предписания инспектора труда;
  • поступление информации о фактах нарушения трудового законодательства, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников;
  • жалоба работника на нарушение трудовых прав;
  • запрос работника на проверку условий и охраны труда на его рабочем месте;
  • приказ руководителей трудовой инспекции или Федеральной службы по труду, изданный на основании поручения Правительства РФ, Президента РФ или прокурора.

Обращения и заявления, не позволяющие установить лицо, обратившееся в Роструд или в его территориальный орган, а также обращения и заявления, в которых отсутствуют сведения об указанных фактах, не могут служить основанием для проведения внеплановой проверки работодателя.

О проведении внеплановой проверки работодатель уведомляется уполномоченным должностным лицом Роструда или его территориального органа, которому поручено проведение проверки, не менее чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения любым доступным способом.

Внеплановая проверка работодателя может проводиться в форме документарной проверки и (или) выездной проверки.

Плановая проверка трудовой инспекции

Плановая проверка возможна в отношении любых организаций и выполняется один раз в три года.

Для ее осуществления достаточно наличие оснований, указанных в Федеральном Законе от 26.12.2008 № 294-ФЗ:

  • прошло три года со дня государственной регистрации работодателя;
  • вышел трехлетний срок с момента завершения последней плановой проверки;
  • работодатель фактически осуществляет свою предпринимательскую деятельность в течение трех лет (с момента подачи особого извещения в уполномоченный орган).

Данный список оснований является закрытым, то есть проверяющие не имеют права называть иные причины для осуществления запланированных проверок соблюдения норм трудового права.

Проверку государственной инспекции труда в организации можно разделить на 2 направления:

  1. Проверка кадровых документов.
  2. Проверка безопасности выполняемых работ.

Проверка кадровых документов

В первую очередь, при подготовке к визиту инспекции, следует проверить состав документов. Инспекцию труда заинтересуют материалы, связанные с трудовыми отношениями и с охраной труда. Необходимо удостоверится в том, что данные документы находятся в полном порядке.

Кадровые документы, которые будут проверять:

  • учредительные документы;
  • коллективный договор;
  • все бумаги, которые связаны с оплатой труда;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • трудовые договоры, (статья 57 ТК РФ устанавливает существенные условия заключения трудового договора);
  • штатное расписание;
  • табели учета рабочего времени;
  • табели учета рабочего времени сотрудников, занятых на вредных работах;
  • табели расчета зарплаты;
  • больничные листы;
  • график отпусков;
  • личные карточки;
  • приказы о назначении на должность;
  • трудовые книжки;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • положение об оплате труда и премировании;
  • положение о защите персональных данных.

Постановление Госкомстата от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» устанавливает форму приказов, личных карточек, графика отпусков, штатного расписания, табелей учета рабочего времени и прочих документов, касающихся учета кадров, расчета рабочего времени и оплаты труда. Следовать данному постановлению обязаны абсолютно все предприятия, независимо от формы собственности. Существует ряд исключений для бюджетных организаций.

Проверка локальной внутренней документации

К ней относятся коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о защите персональных данных, положение о коммерческой тайне. Перечисленные документы должны соответствовать закону, не должны противоречить друг другу и не ухудшать положение сотрудников предприятия в сравнении с правилами закона.

Следует сопоставить все эти документы с трудовыми договорами, часто в них находятся разные режимы работы. Также с трудовым договором необходимо сопоставить штатное расписание, Положение об оплате труда и премировании, для исключения разных систем оплаты труда и разных дат получения зарплаты.

Проверка графика отпусков

Следует убедиться, что за последние годы в отпуск отправлялись все работники, при этом графики отпусков не нарушались, обратите внимание на то, как выплачивались отпускные. Если кому-то из сотрудников не доплатили положенной суммы, сделайте это прямо сейчас.

Не забывайте, что график отпусков должен утверждаться не позднее, чем за две недели до окончания календарного года. Обратите внимание, не противоречит ли продолжительность отпуска закону.

В случаи, если кто-то из сотрудников уходил в отпуск не по графику, необходимо внести изменения по приказам и заявлениям работников.

Курс повышения квалификации

«Заработная плата. Средний заработок»  10 онлайн-уроков.

32 практических задачи, особые ситуации

Подробнее

Проверка выплаты зарплаты

Инспекторы непременно обратят внимание на то, как выдается заработная плата (по закону необходимо выплачивать ее два раза в месяц). В Правилах внутреннего распорядка, коллективном и трудовом договорах должна быть отражена информация о времени и месте выдачи зарплаты.

Проверяющие также обратят внимание на размер зарплаты, помните, что она не должна быть ниже установленного законом минимума.

В случае если работнику выплачивают надбавки, премии, организация должна документировать данный факт. Также следует проверить, всем ли уволенным работникам были произведены выплаты.

Проверка сведений, связанных с охраной труда

Каждый работодатель должен обеспечивать своим работникам безопасные условия труда. Они прописаны в документах по охране труда, наличие которых необходимо в любой организации.

Это могут быть различные инструкции, документы, подтверждающие, что с работниками проводилось обучение по охране труда.

Подобного рода документы должны быть в наличии, независимо от величины организации и количестве нанятых сотрудников.

При проверке безопасности выполняемых работ инспекторы смотрят следующие условия:

  • требования, связанные с обучением и инструктированием работников;
  • меры безопасности при проведении работ;
  • обеспечении работников средствами защиты;
  • организация и проведение аттестации рабочих мест по условиям труда (сейчас СОУТ), а также использования результатов АРМ (СОУТ) для предоставления льгот и компенсаций работникам, проведения периодических медицинских осмотров и др.

Во время ревизии инспекторы государственной трудовой инспекции, помимо проверки необходимых документов, могут осматривать все помещения предприятия, задавать вопросы персоналу, запрашивать недостающие сведения у ответственных сотрудников.

Срок проведения проверки

По общему правилу срок проведения плановой проверки не может быть больше 20 рабочих дней, для филиалов общий срок — не выше 60 рабочих дней.

Если речь идет о субъектах малого бизнеса, то для малого предприятия и микропредприятия этот период равен, соответственно, 50 часам и 15 часам. К внеплановым проверкам данные установления не относятся.

При необходимости срок выездной плановой проверки продляется на 20 рабочих дней (но не выше), о чем необходимо за 3 дня предупредить работодателя.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Какие документы в первую очередь проверяет инспекция труда при плановой проверке

  • ООО «НТВП «Кедр — Консультант» » Услуги » Консультации юристов » Трудовые споры » Какие документы в первую очередь проверяет инспекция труда при плановой проверке.
  • Распечатать
  • Вопрос:
  • Какие документы в первую очередь проверяет инспекция труда при плановой проверке
  • Ответ юриста

Государственные инспекторы труда при проведении плановых проверок работодателей (юридических лиц или индивидуальных предпринимателей) должны использовать проверочные листы, соответствующие предмету проверки (абз. 2 п. 8 Положения о надзоре в сфере труда).

Готовое решение: В каких случаях трудовая инспекция применяет проверочные листы (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

Проверочные листы — это списки контрольных вопросов, ответы на которые однозначно свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении работодателем составляющих предмет проверки обязательных требований, требований, установленных муниципальными правовыми актами.

Проверочные листы утверждены Приказом Роструда от 10.11.2017 N 655.

Во время проверки инспектор вправе задавать только те вопросы, которые есть в проверочном листе по предмету проверки. Никаких иных вопросов, не относящихся к тематике конкретной проверки, инспектор задавать не может (абз. 4 п. 8 Положения о надзоре в сфере труда).

  1. Для проверки всех работодателей предназначены проверочные листы, тематика которых относится к общим обязательным требованиям, например:
  2. — прекращение трудового договора (проверочный лист N 4);
  3. — установление и выплата зарплаты (проверочный лист N 7);
  4. — проведение специальной оценки условий труда (проверочный лист N 21);
  5. — обучение по охране труда (проверочный лист N 28);
  6. — оформление материальной ответственности (проверочный лист N 108);
  7. — организация профобразования и обучения, дополнительного профобразования, повышения квалификации работников, заключение ученических договоров (проверочный лист N 113).
  8. Когда применяются проверочные листы в области охраны труда
Читайте также:  Отпуск за свой счет: кому положен и как его получить

Государственные инспекторы труда при проведении плановых проверок работодателей в области охраны труда используют проверочные листы (абз. 2 п. 8 Положения о надзоре в сфере труда, Приказ Роструда от 10.11.2017 N 655).

Проверочные листы по проверке требований охраны труда разделены по видам деятельности: проверочный лист N 23 применяется в отношении работ на высоте, N 39 — электросварочных работ, N 105 — работ по эксплуатации торговых складов, баз и холодильников и т.д.

  • Готовое решение: В каких случаях трудовая инспекция применяет проверочные листы (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}
  • Что содержат проверочные листы для плановых проверок
  • Проверочные листы представляют собой таблицы, содержащие следующие столбцы: вопрос, ссылка на нормативный акт, ответ.
  • Каждый проверочный лист соответствует определенной тематике.
  • Например, тематика проверочного листа N 1 — порядок оформления приема на работу.
  • Этот лист содержит, в частности, такие вопросы:
  • — наличие заключенного в письменной форме трудового договора;
  • — соответствие приказов о приеме на работу условиям трудовых договоров;
  • — ознакомление работников под подпись с внутренними документами работодателя, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работников;
  • — объявление работнику под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы приказа (распоряжения) о приеме на работу.
  • Тематика проверочного листа N 14 — порядок и условия увольнения работника в связи с сокращением численности или штата. Он содержит, в частности, такие вопросы:
  • — уведомление каждого работника в письменной форме под подпись не позднее чем за два месяца до увольнения;
  • — предложение другой работы с учетом состояния здоровья и наличия вакансий;
  • — наличие приказа о прекращении договора.

Работодатель может использовать проверочные листы для подготовки к проверке трудовой инспекцией. Нужно взять лист, тематика которого соответствует предмету плановой проверки, и ответить на все вопросы. Полный список проверочных листов размещен на сайте Роструда.

  1. Готовое решение: В каких случаях трудовая инспекция применяет проверочные листы (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}
  2. Каких работодателей проверяют с помощью проверочных листов
  3. Проверочные листы используются при проведении плановых проверок абсолютно всех работодателей независимо от численности штата, направления деятельности (отрасли), организационно-правовой формы.
  4. Готовое решение: В каких случаях трудовая инспекция применяет проверочные листы (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}
  5. Какие кадровые документы являются обязательными

Законодательством не определено понятие «кадровые документы» и не установлен единый перечень тех, которые являются обязательными. С учетом требований отдельных нормативных правовых актов и сложившейся практики в примерный перечень входят следующие документы.

1. Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним. Обязательность договора предусмотрена ст. ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ.

2. График отпусков. Наличие графика отпусков, его обязательность для работодателя и работника предусмотрены ст. 123 ТК РФ.

3. Трудовые книжки и книги по их учету.

4. Табель учета рабочего времени. Обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, закреплена в ч. 4 ст. 91 ТК РФ.

5. Личная карточка работника. Данный документ необходим, в частности, в силу п. 12, абз. 3 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Путеводитель по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документы {КонсультантПлюс}

6. Штатное расписание. Работодатель составляет штатное расписание, исходя из норм ст. ст. 15, 57 ТК РФ.

7. Обязательные локальные нормативные акты организации:

а) правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР) согласно ст. 189 ТК РФ. Допускается включение в ПВТР, например, норм о защите персональных данных, оплате труда и премировании, а также других положений, с которыми работники данной организации должны быть ознакомлены под подпись без утверждения отдельных положений о них.

Важно! Согласно ч. 5 ст. 189 ТК РФ для отдельных категорий работников действуют уставы и положения о дисциплине, устанавливаемые федеральными законами.

Если в отношении работников организации действуют такие уставы и положения, то ПВТР должны содержать аналогичные нормы для обязательного ознакомления с ними работников перед подписанием трудовых договоров. Уставы и положения непосредственно связаны с трудовой деятельностью работников.

б) документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников, например положение о персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ). Согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, и об их правах и обязанностях в этой области.

в) положение об оплате труда и премировании, если соответствующих условий нет в ПВТР (ст. 135 ТК РФ). Такой локальный нормативный акт будет являться подтверждением обоснованности выплаты (или невыплаты) премий (доплат, надбавок) стимулирующего характера при условии, что в нем содержатся положения о порядке, условиях, размерах начисления и выплаты премии.

Так, Определением Санкт-Петербургского городского суда от 15.04.

2010 N 4755 подтверждено, что работодатель вправе был не выплачивать премию в определенном размере ежемесячно, поскольку условие об обязательном начислении премии фиксированного размера не содержалось ни в трудовом договоре работника, ни в положении об оплате труда и премировании работников, действующем у работодателя.

г) локальный нормативный акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (например, положение о ненормированном рабочем дне), если работникам организации трудовым договором установлен такой режим (ст. ст. 57, 101 ТК РФ). Помимо отдельного положения данный перечень может содержаться в коллективном договоре, соглашениях, ПВТР.

д) локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ). Таким документом может быть отдельное положение о режимах рабочего времени. Нормы, регулирующие количество частей рабочего дня, их продолжительность, также могут быть включены в ПВТР.

Путеводитель по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документы {КонсультантПлюс}

8. Документ об утверждении формы расчетного листка (например, приказ работодателя). Форма утверждается с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Данные выводы следуют из ч. 2 ст. 136 ТК РФ.

9. Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц организации на подписание тех или иных документов.

10. Положение о филиале, представительстве. Согласно абз. 1 п. 3 ст. 55 ГК РФ филиалы и представительства действуют на основании положений, утвержденных создавшим их юридическим лицом.

Соответственно, если в организации созданы филиалы или открыты представительства, то положения о них являются обязательными документами, которые работодатель должен иметь и в случае проверки контролирующими органами представить должностному лицу для ознакомления.

11. Положение об аттестации. Законодательством РФ обязательность прохождения аттестации установлена только в отношении отдельных категорий работников (например, авиационного персонала). Это следует из п. 4 ст. 8 Воздушного кодекса РФ.

Путеводитель по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документы {КонсультантПлюс}

12. Положение об охране коммерческой тайны. Если в трудовой договор работника включены условия о работе с информацией, составляющей коммерческую тайну, он должен быть ознакомлен с порядком и условиями ее обработки, получения, передачи.

Такой вывод следует из положений пп. 1, 2 ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне». В противном случае работодателю будет сложно доказать, что работник разгласил коммерческую тайну, и уволить его по соответствующему основанию пп.

«в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Документы по установлению режима коммерческой тайны в организации (перечень сведений, положения и др.) имеют постоянный срок хранения (ст. 62 Перечня типовых управленческих архивных документов).

13. Документы по охране труда, к которым, в частности, относятся:

— правила и инструкции по охране труда (абз. 23 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);

— журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте (п. 2.1.3 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда России N 1, Минобразования России N 29 от 13.01.2003);

— перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, если работодателем принято решение не проводить такой инструктаж в отношении работников, не связанных с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов (абз. 6 п. 2.1.4 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда России N 1, Минобразования России N 29 от 13.01.2003);

— инструкция о мерах пожарной безопасности (п. 2 Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 25.04.2012 N 390).

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *