Реестр договоров: когда понадобится и как вести — Домашний юрист

На правах рекламы

Реестр договоров: когда понадобится и как вести - Домашний юрист
Milkos / Depositphotos.com

«Кому позвонить?», «С кем встретиться?», «Какой иск сформировать?», «Как успеть сдать отчет?», «Когда доделать договор?», «Куда затерялась визитка делового партнера?»… – подобные вопросы тысячами проносятся в головах корпоративных юристов.

Ежедневная рутина однообразных действий, кипы однотипных документов, множество существенной информации, начиная от контактов контрагентов и заканчивая датами встреч, сдачи документов и проведения судебных заседаний, делают их работу невыносимой.

Сколько усилий прикладывают сотрудники для упорядочивания своей работы, раскладывая документы по разным папкам, собирая контакты в отдельные файлы, оставляя в блокнотах напоминания и обводя в календарях важные даты.

А ведь современные технологии уже давно достигли определенных успехов в области автоматизации деятельности юридических и договорных отделов предприятий. Разработанная ООО «Аракс Групп» программа «Юридический офис 2.9» – явное тому подтверждение.

Самая свежая, усовершенствованная, версия программы в области документооборота способна значительно облегчить жизнь не только единственному юристу в организации, но и всему юридическому отделу. Главное ее преимущество – систематизация сведений обо всех документах компании в журналах регистрации, которая позволяет оптимизировать и ускорить порядок поиска нужных документов или информации.

Программа «Юридический офис 2.

9″ состоит из нескольких модулей: «Регистрация и ведение договоров», «Регистрация и ведение коммерческих предложений», «Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов (Канцелярия)», «Поручения юридического отдела», «Регистрация исковых заявлений», «Регистрация исполнительных листов», «Регистрация доверенностей», «Регистрация претензий», «Регистрация жалоб», «Расписание слушаний в судах». По каждому из них формируется соответствующий журнал регистрации, содержащий всю необходимую информацию и предоставляющий пользователю дополнительные опции.

В частности, в разделе «Регистрация и ведение договоров» пользователь сможет не только хранить все тексты документов (договоров, актов сдачи-приемки, дополнительных соглашений, протоколов разногласий, спецификаций к договорам), но и осуществлять учет и формирование учетных документов (счетов, счетов-фактур и накладных), составлять договоры по «своим» шаблонам. Имеется возможность вставки «оригинала» договора в любом формате.

Реестр договоров: когда понадобится и как вести - Домашний юрист

Модуль «Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов (Канцелярия)» поможет вести учет всей корреспонденции, облегчая и ускоряя получение нужной информации для анализа путем ее отбора по различным критериям и формирования необходимых отчетов.

Реестр договоров: когда понадобится и как вести - Домашний юрист

В рамках раздела «Регистрация доверенностей» возможны осуществление учета юридических и бухгалтерских доверенностей, формирование печатных форм доверенностей, контроль их возврата и составление отчетов по журналу.

Реестр договоров: когда понадобится и как вести - Домашний юрист

Модуль «Исковые заявления» позволяет вести учет судебных дел, включая исполнительное производство, и предусматривает синхронизацию по номеру дела с картотекой арбитражных дел kad.arbitr.ru

Реестр договоров: когда понадобится и как вести - Домашний юрист

Во всех журналах программы «Юридический офис 2.

9″ можно добавлять и удалять записи, редактировать карточки, прикреплять к ним отсканированные копии документов, файлы и приложения, упорядочивать записи по любому столбцу, осуществлять поиск по журналу исходя из различных параметров, выводить журнал на печать, печатать отчеты, а в некоторых – и отправлять уведомления по E-mail лицам, имеющим отношение к зарегистрированным документам и договорам.

Также в большинстве модулей налажена система оповещений. Например, в рамках регистрации и ведения договоров программа напомнит о незакрытых договорах, срок действия которых истекает в ближайшее время, об этапах договора и поэтапной оплате, о задержке согласования договора.

В свою очередь, модуль регистрации доверенностей подскажет об окончании срока действия доверенности, а раздел регистрации корреспонденции – о дате контроля документов и сроке исполнения для ответственных лиц.

В остальных модулях настроены оповещения по контрольным датам для соответствующих журналов регистрации.

Еще одной неотъемлемой частью программы являются справочники:

  • контрагентов – информация по контрагентам собирается в специальном журнале с функцией отслеживания и напоминания о запланированных контактах;
  • филиалов – ведется учет реквизитов филиалов с возможностью вставки отсканированных изображений всех документов филиалов;
  • судов – осуществляется учет реквизитов судов с возможностью учета судей, аппарата судов и подведомственности.

Особого внимания заслуживает справочник «Сотрудники», который будет полезен кадровой службе организации. Он нацелен на ведение журнала сотрудников с возможностью учета всех реквизитов, вакансий, отпусков, переводов, аттестаций, взысканий, поощрений, прогулов, командировок и т.п.

В разделе возможно формирование личной карточки работника № Т-2, трудового договора, приказов и произвольных документов на базе шаблонов MS Word, составление штатного расписания, графика отпусков, табеля учета рабочего времени.

Помимо этого, доступны функции вставки отсканированных изображений всех документов сотрудников, ведения журнала трудовых договоров, кадровых и командировочных приказов, расчета стажа работы сотрудников, а также оповещения по дням рождения, медкнижкам, переподготовке, срокам регистрации, разрешения на работу и действия водительского удостоверения.

Пользователю предлагается на выбор три интерфейса программы: «Администратор» (полный доступ ко всем журналам и справочникам, включая возможность добавления и удаления пользователей, доступ к журналу системных событий), «Оператор» (полный доступ к журналам раздела меню «Регистрация» и Справочникам и ограниченный доступ в раздел меню «Сервис») или «Только просмотр» (просмотр всех журналов без возможности добавления, удаления и редактирования). При этом для удобства работы с каждым интерфейсом можно настроить, какие журналы будет видеть пользователь, и какими правами доступа к ним он будет обладать. Можно назначить режим «Видеть только свои документы».

Стоит отметить, что отдельные функции программы «Юридический офис» представлены в самостоятельных программных продуктах – «Ведение договоров 5.8» и «Регистрация документов организации 4.6». Первый предназначен для учета договоров в организациях и предусматривает ведение реестра договоров и базы контрагентов.

Возможна интеграция программы с «1С: Предприятие 8.3». Второй же нацелен на автоматизацию работы канцелярии, регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов.

Воспользоваться программой смогут даже те организации, у которых скопилась масса документов за прошлые годы, – их не придется вводить вручную, а можно будет автоматически загрузить из файла, созданного в Excel.

Реестр договоров: когда понадобится и как вести - Домашний юрист Реестр договоров: когда понадобится и как вести - Домашний юрист

Таким образом, масштабность решаемых задач, многообразие функций и технологий, расширенная инструкция и простота в использовании делают программы ООО «Аракс Групп» незаменимыми помощниками для корпоративных юристов. Трудно спорить и с тем, что автоматизация процесса, исключая человеческий фактор, способствует повышению качества выполняемой работы.

Поэтому, чем платить штрафы за допущенные при оформлении документов ошибки, подрывать репутацию организации пропущенными сроками и утерянными документами, лучше обеспечить своих сотрудников качественным программным продуктом, который не только высвободит время, необходимое для решения более важных вопросов, но и повысит конкурентоспособность организации и уровень доверия ее клиентов.

Что такое реестр контрактов заключенных заказчиками по 44-ФЗ

Действующее законодательство говорит о том, что закупка должна осуществляться в соответствии с принципами открытости и прозрачности. Именно этой цели служит реестр контрактов по 44 ФЗ.

По сути это информация, для размещения которой используется портал ЕИС. В данных указаны подписанные, исполненные, скорректированные и расторгнутые контракты с единственным поставщиком.

Сюда же входят и закупки, связанные с государственной тайной.

Есть два вида реестра: открытого и закрытого типа. Ведение обеих баз осуществляется схожим образом. Разница лишь в возможности просмотреть информацию любым желающим в случае с открытым реестром. Еще один момент — общедоступный список ведется в цифровом виде.

Сведения из закрытого реестра доступны ограниченному кругу лиц. Размещение открытого списка выполняется на сайте ЕИС. Функции по его ведению поручены Федеральному казначейству.

Как регулируется реестр контрактов по 44-ФЗ

Статья 103 ФЗ № 44 касается именно реестра контрактов. В ней прописаны основные моменты, включая перечень передаваемых сведений, лимиты сроков для заказчиков и прочие вопросы. Однако это не единственный нормативный акт, на который следует ориентироваться заказчикам. Не менее важно соблюдение Постановления Правительства № 1084.

«Астрал.Тендер» — удобный сервис, упрощающий работу в сфере закупок. Вы можете доверить решение всех вопросов специалистам.

Где находится реестр контрактов и как его найти

Реестр контрактов публикуется в ЕИС. Для начала нужно перейти на сайт zakupki.gov.ru, затем открыть раздел под названием «Контракты, договоры».

Реестр договоров: когда понадобится и как вести - Домашний юрист

Именно здесь находится одноименная строка «Реестр контрактов 44-ФЗ».

Достаточно ввести любые из следующих сведений:

  • номер созданной записи, взятый из реестра контрактов по 44 ФЗ, — полный либо часть;
  • идентификатор закупочной процедуры;
  • название бюджетной организации;
  • номер искомого договора;
  • название объекта торгов.

Реестр договоров: когда понадобится и как вести - Домашний юрист

  • Для удобства пользователей предусмотрена функция быстрого поиска, можно воспользоваться и расширенным вариантом.
  • Если речь идет о расширенном способе поиска, можно также добавить цену, конкретный этап, код ОКТМО, точную дату заключения договора и прочие сведения.
  • Переход в расширенную форму осуществляется путем выбора раздела с названием «Все параметры».

Реестр договоров: когда понадобится и как вести - Домашний юрист

Тут можно задать существенно большее число поисковых параметров. Тем самым найти интересующую позицию становится на порядок проще и быстрее. Достаточно указать наименование и ИНН заказчика или же конкретного поставщика, чтобы получить доступ ко всем их заключенным и исполненным контрактам. Далее информация подлежит внимательному изучению.

Есть опция найти договор по конкретной отрасли — коду ОКПД2 — в заданном регионе. Так что каждый поставщик должен овладеть навыком пользования РК и поиском в нем требуемых сведений.

Читайте также:  Жалоба на учителя: образец, как написать жалобу в департамент образования

Для поиска тендеров предлагается сервис «Астрал.Тендер». Здесь можно посмотреть все варианты и найти подходящий по заданным критериям.

Какие сведения нужно вносить в реестр контрактов в 2021 году

Согласно действующему законодательству, заказчику требуется вносить в информационную систему данные обо всех заключенных контрактах. Однако есть некоторые исключения, подробно описанные выше.

В реестр контрактов по 44 ФЗ надлежит добавить такие данные:

  • название компании, которая совершает закупку: ПФР, медучреждение, муниципальное учреждение образования и пр.;
  • откуда получены деньги для реализации гостендера;
  • как выбирается контрагент;
  • срок, в который должен быть выбран поставщик;
  • точную дату заключенного контракта;
  • конкретный объект торгов, цену, место изготовления, данные о производителе;
  • список сведений о контрагенте;
  • информацию о поправках в договоре, скорректированных условиях, причинах внесения исправлений;
  • копию договора с заверением ЭП со стороны заказчика;
  • всю документацию, которая служит подтверждением исполненных обязательств, включая накладные, акты и пр.;
  • размер неустойки, которую нужно заплатить при ненадлежащем исполнении работы;
  • итоги проведенной экспертизы;
  • информацию о расторжении договора с обозначением точной причины и подтверждением в виде документов;
  • идентификатор закупочной процедуры;
  • сведения о предоставлении гарантии — требуется не только указать в госконтракте, но и отразить это в ЕИС;
  • прочие данные, обозначенные в ПП РФ № 1084.

Принимать участие в закупках можно только при условии наличия ЭЦП для торгов.

Правила ведения РК устанавливают, что делать это нужно на государственном языке. Допускается указывать Ф. И. О. иностранного физлица либо наименования зарубежных юрлиц, торговых марок с применением букв латинского алфавита.

Каждой вносимой в РК записи должен быть присвоен собственный номер.

В нем обозначается год создания записи и идентификатор конкретного заказчика, а также порядковый номер записи в РК в пределах календарного года по этому заказчику и согласно сквозной нумерации в рамках реестровой записи.

Точный алгоритм присвоения, корректировки кодов заказчиков и уникального номера реестровой записи регламентирован Минфином РФ. На Федеральное казначейство возлагается обязанность сразу же после присвоения уникального номера реестровой записи либо ее обновления включить данные в РК.

Действия заказчика

Работа заказчиков организована через спецсистему под названием «Электронный бюджет». С ее помощью готовятся данные для последующей передачи в реестр контрактов.

Подписание документации осуществляется ЭП. Есть несколько возможных вариантов. Первый — сделать скан-копии бумаг, позаботиться об их размещении в системе с подписью ЭП.

Второй — сформировать электронную документацию и поставить цифровую подпись.

Обеспечение достоверности и полноты отправленных сведений ложится на плечи руководства контрактного отдела закупающей компании. Несоблюдение требований Федерального закона чревато наложением штрафных санкций в сумме 20 тысяч рублей. Это прописано в тексте статьи 7.31 КоАП РФ.

Данные о договорах появляются в реестре контрактов согласно правилам, указанным в Приказе Минфина № 113н. При подготовке данных для передачи в реестр контрактов по 44 ФЗ заказчик должен обозначить номер документа о приемке товаров. Нужно добавить и реквизиты этого документа.

В реестре контрактов следует указать:

  • объем приобретенных ТРУ;
  • в какой валюте оплачивались исполненные контрактные обязательства;
  • цену;
  • реквизиты платежной квитанции;
  • размер внесенной оплаты;
  • сумму излишков при переводе денег;
  • расторжение контрактных обязательств контрагента.

При использовании банковской гарантии с целью обеспечения исполнения обязательств по контракту, надлежит включить в реестр контрактов такие данные:

  • номер записи в реестре банковских гарантий;
  • размер суммы;
  • дату и номер сообщения банковского учреждения с отказом удовлетворить требования либо реквизиты платежной документации при выдаче БГ.

Каковы сроки внесения контракта по 44-ФЗ в реестр в 2021 году

Правила были обновлены. Теперь у заказчика есть 5 суток на то, чтобы отправить данные. Этот же срок отводится на подачу отчета в реестр контрактов при внесении каких-либо корректировок в договор.

Сообщить об исполненных либо расторгнутых контрактных обязательствах надлежит в течение 5 дней. На протяжении указанного периода времени следует добавить информацию в данные реестра.

В свои очередь, у Федерального казначейства имеется 3 дня на то, чтобы посмотреть и проанализировать полученные материалы. Проверка включает сопоставление ИКЗ в каждом из документов, оценку лимита финобеспечения, полноты представленных сведений и пр.

Важно оговорить, что речь идет именно о рабочих днях вместо календарных. Если представленные со стороны заказчика данные и документы не соответствуют регламентированным критериям, их размещение в РК невозможно.

Как в реестр контрактов внести изменения

На портале ЕИС приведена информация о том, каков порядок действий по внесению корректировок в реестр контрактов. Найти необходимые данные можно в разделе под названием «Материалы для работы в ЕИС».

Алгоритм действий следующий. Сначала нужно открыть реестр и выбрать строку с названием «Исполнение», расположенную на главной странице. Следующий шаг — нажать на строку «Внести изменения» для конкретной записи. Далее вы попадете в поле редактирования проекта. Достаточно нажать «Продолжить».

Схема дальнейших действий такова. Требуется перейти в раздел «Тип изменения», где в поле «Общая информация» выбрать пункт «Изменение контракта». Для добавления документов надлежит их прикрепить с последующим нажатием клавиши сохранения. Все внесенные сведения будут проверены автоматическим образом. При обнаружении несоответствий выводится оповещение системы.

Какие изменения внесены в реестр контрактов в 2021 году

После 01.01.2021 вступил в силу Приказ Минфина № 144н. В нем оговаривается обновленный алгоритм подготовки материалов, передачи данных между компаниями-закупщиками и исполнительным органом с целью ведения реестра контрактов. Также уделено внимание вопросу внедрения новых кодовых обозначений и названия метода выбора контрагента.

Обмен сканами для заключения договора: как правильно заключить соглашение в электронном виде

Часто компании обмениваются сканами подписанных договоров по электронке или в мессенджерах. Это быстрее, чем ждать бумажную копию по почте, и дешевле, чем отправлять документы с курьером. Разбираемся, насколько безопасно так работать.

Что говорит закон

По закону компании должны заключать сделки письменно: составлять и подписывать договоры. Можно заключить договор на бумаге и в электронном виде — например, обменяться сканами подписанных документов.

О письменных сделках — ст. 161 ГК РФ

Есть несколько случаев, когда нужен договор на бумаге:

  • нотариально заверенные сделки;
  • договоры, которые должны быть зарегистрированы. Например, если заключаете договор на долгосрочную аренду недвижимости — от года.

В остальных случаях закон не требует личной встречи директоров компаний для подписания договора. У обмена сканами такая же сила, как и у бумажного договора. Но есть несколько условий, чтобы сделать все юридически правильно.

  • Бухгалтерские документы должны быть оригиналами или нотариально заверенными копиями.
  • Минфин говорит, что в исключительных случаях можно хранить сканы первичных документов, но не объясняет, что это за случаи.
  • Общее правило: если оригиналов нет, налоговая может оштрафовать и не принять расходы к учету по таким документам.
  • Письмо Минфина об использовании сканов в бухучете

Как сделать скан законным документом

Установить, что сканы подписанных договоров пришли именно от стороны сделки. Пропишите в договоре адреса электронной почты, ведите переписку и обменивайтесь сканами с них. Лучше, если адрес будет корпоративным: так проще установить, что электронная почта принадлежит той компании, с которой вы заключили договор.

Почту на публичных серверах (mail, gmail, yandex и других) тоже можно использовать, но в этом случае значительно сложнее доказать в суде, что письмо пришло от вашего партнера.

ИП пытался доказать, что другая компания должно выплатить деньги и неустойку по договору аренды. Договор аренды ИП отправлял на почту catvik@bk.ru.

Арбитражный суд решил, что по почте на публичном почтовом домене нельзя установить, кому она принадлежит. Ведь для создания этого ящика не нужно предъявлять документы — паспорт, свидетельство о регистрации ИП или что-то еще. Можно придумать себе любое почтовое имя, хоть microsoft_official@bk.ru. И никто не попросит подтвердить вашу связь с компанией Microsoft.

Переписку с почты catvik@bk.ru мог вести человек, который не имеет отношения к компании. Эта почта не указана в договоре компании с ИП или открытых данных компании. Нельзя подтвердить документом, что тот, кто переписывался с ИП имел право согласовывать договоры от имени компании.

Суд отказал предпринимателю.

Дело № Ф09-1081/2017

Договор в электронном виде должен где-то храниться. Например, на сервере электронной почты компании или на жестком диске. Не удаляйте письма со сканами договоров из почты. В случае проблем со сделкой вы сможете найти адрес, с которого вам отправили скан, дату получения и сам договор. Это поможет подтвердить вашу правоту в суде.

Как подписать договор без личной встречи, чтобы не было проблем

Есть три способа:

  1. Использовать КЭП.
  2. Записать в договоре, что компании сначала обменяются сканами, а потом отправят подписанные оригиналы почтой.
  3. Вписать в договор, что обмен сканами имеет ту же силу, что и бумажные договоры.

Поставить квалифицированную электронную подпись — КЭП. Получить ее можно только в аккредитованном центре.

Это самый надежный способ подписания электронного договора, подделать КЭП сложно. Но есть неудобства: чтобы подписать документ, у вас и партнера должна быть и КЭП, и система электронного документооборота — ЭДО. Для этого нужно установить программы, купить КЭП и подключить ЭДО.

Даже если у вас и другой стороны есть КЭП и ЭДО, лучше вписать в договор, что каждая сторона обязана следить за конфиденциальностью доступов. Напишите в договоре так:

«Стороны согласовали возможность подписания документов с помощью оператора электронного документооборота. Стороны гарантируют обеспечение конфиденциальности ключей электронных подписей. Сторона, которой стало известно о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи, обязана уведомить другую Сторону о данном факте и отказаться от использования данной подписи».

Записать в договор, что компании сначала обменяются сканами, а потом отправят подписанные оригиналы по почте. Так сможете быстро начать работу и не ждать бумажный оригинал договора. Напишите так:

Читайте также:  Увольнение работников в связи с банкротством предприятия - порядок, директора, процедура

«Стороны признают надлежащим подписание договора, отчетов, актов, дополнительных соглашений путем обмена отсканированными копиями по электронной почте. Такие документы обладают полной юридической силой до момента получения сторонами оригиналов документов».

Вписать в договор, что обмен сканами имеет ту же силу, что и бумажные договоры. Тогда сканов будет достаточно и оригиналы на бумаге не нужны. В договоре напишите так:

«Стороны признают надлежащим подписание договора, отчетов, актов, дополнительных соглашений путем обмена отсканированными копиями по электронной почте. Такие документы считаются подписанными простой электронной подписью и приравниваются к документам на бумажном носителе».

Как правильно работать по сканам договоров

Вот несколько возможностей подстраховаться при заключении сделки по сканам договоров.

Пропишите в договоре электронные адреса, с которых могут прийти документы. Отслеживайте, чтобы документы приходили именно с них.

Если переписка по сделке будет идти с несколькими сотрудниками, укажите все адреса: менеджера, юриста, бухгалтера и директора. Добавьте в договор такую формулировку:

«Для обмена документами и сообщениями по электронной почте должны использоваться следующие адреса: _________».

Если договорились об обмене сканами, укажите в договоре, что компании отвечают за конфиденциальность доступа к электронной почте. Это значит, что логин и пароль не должны попасть к посторонним. Это обезопасит вас, если в суде другая сторона начнет доказывать, что ее почту украли или взломали. Напишите в договоре так:

«Стороны обязуются сохранять конфиденциальность доступов к электронной почте и не передавать их третьим лицам».

Проверьте, чтобы тот, кто подписывает договор, имел на это право. По умолчанию подписывать документы могут ИП и директор ООО. Если документ со стороны партнера подписывает менеджер по продажам, попросите доверенность и проверьте сроки ее действия.

Доверенность будет выглядеть примерно так. Обратите внимание на ФИО сотрудника, паспортные данные, название компании, вид договоров, которые можно по ней заключать, и срок действия доверенности. На доверенности обязательно должна быть подпись директора и печать

Отправляйте и принимайте сканы с высоким разрешением. Проверьте, чтобы при пересылке почта не сжимала скан. Подпись и печать должны быть хорошо читаемы. Еще лучше, если партнер не только поставит подпись, но и от руки впишет свои ФИО. Тогда в случае суда будет проще провести графологическую экспертизу.

Не отправляйте сканы договоров в пустом письме. Напишите пояснение. Это поможет подтвердить ваши отношения с партнером:

Реестр договоров: когда понадобится и как вести - Домашний юрист Напишите коротко какие документы отправляете и о какой сделке идет речь.

Плюс стоит подтвердить отправку сканов, например, по СМС:

Реестр договоров: когда понадобится и как вести - Домашний юрист Напишите, куда отправили сканы документов и какие действия ждете от партнера.

А можно обмениваться сканами через мессенджеры?

В целом, можно, но мы не рекомендуем. В мессенджерах собеседник может удалить свои сообщения в переписке не только у себя, но и у вас. А электронное письмо из чужой почты удалить не получится.

Если все же решили обмениваться документами и обсуждать сделку в мессенджерах, пропишите это в договоре. Напишите так:

«Стороны признают надлежащим согласование всех текущих рабочих вопросов в связи с исполнением договора, в том числе направление писем, запросов и других сообщений по электронной почте и с использованием мессенджеров. При отсутствии доказательств фальсификации такая переписка признается юридически значимой и является надлежащим доказательством при судебном споре».

Как доказательство в суде примут только переписку, которую заверил нотариус. Это правило действует не только для распечаток сообщений из мессенджеров, но и для распечатки переписки по электронной почте.

В деле № А56-55043/2015 компания «АЛЬКОР ГЕОПРОДЖЕКТС Лимитед» требовала у ООО «Севморгео» 614 320 долларов. Договоренности с партнером «АЛЬКОР» подтверждала распечаткой переписки. Суд ее не принял, потому что она не была заверена нотариусом, и отказал в иске.

Дело № А56-55043/2015

Уже работаете по сканам, но не прописали ничего в договоре. Как быть?

Если партнер обменялся с вами сканами договора, а потом говорит, что ничего такого не было, все равно можно подтвердить сотрудничество и заставить его выполнить обязательства.

Закон считает сделку заключенной, если стороны одобрили ее своими действиями: оплатили полный или частичный аванс, подписали акт сверки о задолженности, получили товар, приняли работу или услугу. В таком случае партнеру не удастся доказать, что сделки не было.

В деле № А19-1050/2012 арбитражный суд обязал ИП Мартынову выплатить ООО «Домик» 300 000 ₽ долга и 9000 ₽ за просрочку. ИП Мартынова пыталась доказать, что договор не заключала. Но контрагент показал платежку, которая подтверждала, что ИП Мартынова внесла аванс по этому договору. Суд счел это одобрением сделки.

Дело № А19-1050/2012

Можно подтвердить законность сделки, даже если скан договора пришел с несогласованного адреса. Достаточно переписки с почты, которая размещена на домене компании.

В деле № Ф06-1047/2015 ООО «Стройдом» пытались признать сделку с ООО «Химсталькон-Инжиниринг» недействительной. Скан договора отправили не с почты ivanov@himstalcon.ru, которая была прописана в договоре, а с почты kosova@himstalkon.ru. В остальном же договор был оформлен верно. «Химсталькон-Инжиниринг» предоставил документы на домен, и суд признал сделку законной.

Дело № Ф06-1047/2015

Если вы с партнером уже работали по сканам, суд может признать новый договор законным.

В деле № Ф07-1046/2016 ЗАО «Вытегралесторг» отказывалось платить неустойку ИП Роздухову. Компания утверждала, что по электронке ничего не получала и не согласовывала такой порядок обмена документами. Суд установил, что по электронной почте и раньше отправляли договоры, счета-фактуры, прайс-листы. Это привычный способ обмена по электронке компаний, а значит и договор законный.

Дело № Ф07-1046/2016

Главное

По сканам договоров можно безопасно работать, если:

  1. В договоре прописаны адреса электронной почты, с которой ведется официальная переписка. Идеально, если почта находится на домене компании.
  2. У человека, который подписывает договор, есть на это право. Например, доверенность.
  3. Электронные копии документов хранятся на жестком диске или сервере.

По сканам нельзя:

  1. Подписывать договоры, которые по закону должны быть удостоверены нотариусом или пройти регистрацию.
  2. Подписывать бухгалтерские документы.

8 этапов договорной работы

В статье Создаем регламент договорной работы мы обсудили принципы организации договорной работы в организации и риски, которые возникают при работе с документами.

Какие этапы проходит договор при подготовке, кто должен согласовывать работу и на что нужно обращать внимание при проверке контрагентов — читайте в продолжении статьи, подготовленной на основе практического курса преподавателя Русской Школы Управления, юриста, тренера-консультанта в сфере права Юлии Межниковой.

1 этап: инициатива заключения договора 

Подразделение, сотрудник-инициатор заключения договора или специалист по договорной работе взаимодействуют с представителями контрагента. В процессе подготовки обе стороны начинают обсуждать технические условия.  

Если вы занимаетесь подготовкой:

  1. Обоснуйте необходимость и целесообразность заключения договора.

  2. Разработайте первоначальный проект документа: возьмите за основу вариант договора, полученного от контрагента, или используйте типовой шаблон основных заключаемых договоров, уже прошедший проверку.

  3. Согласуйте условия с контрагентом.

2 этап: определение основных условий

Как правило, на этапе определения условий проходит много встреч с контрагентами. Это нужно, чтобы достигнуть компромисса. Во время переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами описания условий и деталей реализации документа, согласуют цену и порядок расчетов. 

Перед встречей внесите в проект договора семь важных условий:

  1. Краткую характеристику договора (поставка, оказание услуг или другой вид работ).

  2. Наименование сторон (например, крупные холдинги могут состоять из большого числа юридических лиц).

  3. Предмет договора (результат, ради которого прилагаются усилия).

  4. Цену или условия расчетов.

  5. Ответственность за неисполнение.

  6. Сроки и дополнительную информацию.

  7. Ответственных лиц.

3 этап: проверка контрагентов

Компания несет ответственность за последствия работы с недобросовестным бизнес-партнером. Вы должны проявлять осмотрительность — ваша ошибка может привести к проблемам с ФНС и обвинениям в получении необоснованной налоговой выгоды. Кроме того, сотрудничество с непроверенными контрагентами часто приносит убытки из-за срывов договоренностей или обмана. 

Проверяйте наличие документов, подтверждающих легитимность и законность деятельности партнера. Поищите информацию в открытых источниках о добросовестности потенциального контрагента.

Стандартный перечень документов для досье контрагента

  • Копия выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) со свежей датой. Если вы проводите сделку с недвижимостью или крупным активом — не старше 10 дней.  
  • Копия устава (обязательно). В нем указаны полномочия руководителя, все положения о заключении и одобрении крупных сделок, риски признания сделок недействительными и другие важные аспекты. 
  • ИНН/ОГРН.
  • Протокол назначения генерального директора. Этот документ подтверждает полномочия действующего руководителя.   
  • Копия доверенности на иных лиц.
  • Копия лицензии на деятельность.
  • Бухгалтерская отчетность, налоговая декларация. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» исключил их из перечня документов, содержащих коммерческую тайну. 
  • Письменное согласие на предоставление персональных данных, копии паспорта ИП.
  • Сведения о наличии необходимых активов, ресурсов, квалифицированного персонала.

Что нужно проверить у юриста при заключении договора — Юридическая консультация

При заключении договора оказания юридических услуг необходимо определить, кто является исполнителем по договору. Это может быть физическое лицо, индивидуальный предприниматель (юрист) или юридическое лицо (юридическая фирма).

В случае если это физическое лицо или индивидуальный предприниматель, в договоре прописываются ФИО и паспортные данные (обратите особое внимание на адрес регистрации). Таким образом, вам необходимо проверить паспорт юриста, а при сомнении в компетентности – диплом об образовании.

Если это юридическое лицо (юридическая фирма), то первоначально следуют проверить информацию о том, не находится ли организация в стадии реорганизации либо не ликвидирована ли она. Данную информацию можно проверить на официальном сайте ФНС России (www.nalog.ru).

Далее необходимо проверить правомочность действий лица, подписывающего договор. Лицо может быть руководителем организации и действовать на основании устава либо это может быть представитель организации, который действует на основании доверенности.

В первом случае необходимо прочитать устав и получить копию протокола заседания высшего органа о назначении лица руководителем организации с правом представлять интересы организации без доверенности.

Во втором случае необходимо получить копию доверенности на осуществление тех или иных полномочий от имени организации.

  • В договоре с юридическим лицом указывается следующая информация:
  • 1) полное и сокращенное наименование организации;
  • 2) ФИО представителя организации и основания для осуществления действий от имени организации;
  • 3) юридический и фактический адрес;
  • 4) индивидуальный налоговый номер (ИНН);
  • 5) основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
  • 6) банковские реквизиты организации.
  • При наличии печати организации подпись руководителя необходимо заверить печатью.
  • Доверенность на представительство ваших интересов должна быть нотариальной, соответственно, нотариус вам при обращении скажет о необходимых документах.
  • Подписанный договор является вашей гарантией исполнения юристом его обязанностей.
Читайте также:  Заявление на выплату накопительной части пенсии единовременно: для чего оно нужно, как его написать, что делать после подачи, а также бланк и образец документа

Проверить наличие членства в Ассоциации юристов России можно, позвонив в Региональное отделение Ассоциации в вашем регионе. Контактный телефон можно посмотреть на официальном сайте Ассоциации юристов России (www.alrf.ru). Членство в Ассоциации не является обязательным условием оказания юридических услуг.

Сказали спасибо:

Электронные сделки с недвижимостью: как это работает и стоит ли бояться мошенников

Все статьиАналитикаАрендаДизайнНовостройкиСпецпроектВторичное жильёГлавнаяЖурналВторичное жильё

После сделки права на квартиру переходят от одного человека к другому. А государство регистрирует это. Можно действовать по привычной схеме: документы на регистрацию сделки подать и получить офлайн. Но существует и электронная регистрация сделок с недвижимостью — онлайн, по интернету. Разберёмся, что это такое, как зарегистрировать сделку через интернет и с какими проблемами можно столкнуться.

7 мая 2020

Что такое электронная регистрация прав собственности

Вы купили квартиру, и после заключения с продавцом договора купли-продажи вам нужно зарегистрировать её как свою собственность.

Раньше существовал только один способ это сделать — прийти в отделение Росреестра или МФЦ «Мои документы», подать пакет документов и через несколько дней получить его обратно.

Сейчас ваше присутствие необязательно, документы можно подать в электронном виде самому, загрузив их на сайт Росреестра. А ещё это можно сделать через банк или нотариуса.

По электронной почте вам пришлют выписку из ЕГРН (Единого государственного реестра недвижимости), подтверждающую, что теперь вы собственник указанной недвижимости, а также договор купли-продажи с электронной квалифицированной подписью сотрудника Росреестра о передаче прав собственности. Если вы купили жильё в новостройке, то подпись Росреестра будет стоять на договоре долевого участия (ДДУ).

Два важных момента

Для того чтобы проводить сделки онлайн, у вас должна быть специальная электронная подпись и вы обязаны предварительно уведомить Росреестр, что согласны на передачу документов в электронном виде.

По умолчанию государство считает, что вы таким образом сделки заключать не собираетесь, и документы, присланные онлайн, будет отклонять.

Чтобы заключать электронные сделки, нужно заранее прийти в Росреестр или МФЦ и написать заявление.

Для чего нужна электронная регистрация сделки

Электронная регистрация упрощает покупку недвижимости: покупатель и продавец могут находиться в разных городах и даже странах, а сделку заключить дистанционно. А ещё это быстро.

«Иногда в два раза быстрее удаётся зарегистрировать ДДУ, — рассказала председатель совета директоров компании „Бест-Новострой“ Ирина Доброхотова.

— По регламенту в Московской области электронная регистрация проводится вообще за один рабочий день, а в Москве — в пределах пяти рабочих дней (вместо восьми), ипотечных договоров — за пять-семь дней вместо 14».

Электронная подпись

Для регистрации сделки в электронном виде каждому её участнику (и продавцу, и покупателю) понадобится электронная подпись — цифровой аналог обычной подписи человека.

Электронная подпись бывает двух видов: простая и усиленная, последняя ещё делится на квалифицированную и неквалифицированную. Простая подпись не является аналогом собственноручной подписи на бумажном носителе.

У неё низкая степень защиты, и используется она чаще всего в простых операциях, например во внутреннем документообороте организаций.

К «живой» подписи на бумаге приравнивается усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), именно она нужна для совершения сделок с недвижимостью и взаимодействия с государственными порталами и ведомствами. Она подтверждает подлинность виртуального документа и приравнивает его к бумажному аналогу.  

Электронные подписи выдают удостоверяющие центры, аккредитованные в Минкомсвязи РФ. Для оформления подписи потребуется личное присутствие, а из документов — паспорт, СНИЛС и ИНН. После установления личности и проверки документов сотрудник центра запишет сертификат и ключи ЭП на электронный носитель (на карту или флешку).  

  • Чтобы пользоваться электронной подписью (подписывать документы), нужно установить специальную компьютерную программу (в России часто используется КриптоПро CSP), обычно её можно скачать на сайте удостоверяющего центра.
  • Получение электронной подписи — платная услуга, стоит 4000–5000 рублей.
  • Как зарегистрировать сделку в электронном виде

Электронные сделки можно проводить с посредником или самостоятельно. В качестве посредников, помогающих всё оформить, могут выступать некоторые банки (обычно это касается ипотечных сделок), застройщики и агентства недвижимости. Чтобы предоставлять такие услуги, у них должно быть специальное соглашение с Росреестром. А ещё оформлением электронных сделок занимаются нотариусы.

В банке, у застройщика или в агентстве недвижимости

Если у банка есть соглашение с Росреестром о предоставлении услуги электронной регистрации сделок (чаще всего это электронная регистрация сделок с ипотекой), он берёт на себя оформление электронных подписей и сам передаёт документы в Росреестр.

Это очень удобно, если вы получаете в этом банке ипотечный кредит — подготовка кредитных документов и документов на покупку жилья осуществляется «под ключ». Но эта услуга платная, она может обойтись покупателю жилья в 8000–12 000 рублей (без учёта госпошлины, которая оплачивается отдельно).

У застройщиков услуга обычно дешевле — 5000–6000 рублей (у компаний разные ценники, их надо уточнять индивидуально).

Через нотариуса

Электронную куплю-продажу удобно проводить через нотариуса, например, при дистанционных сделках, когда покупатель и продавец находятся в разных городах. Договор подписывается электронными подписями сторон и квалифицированной электронной подписью нотариуса, который затем передаёт документы в Росреестр.

В этом случае достаточно простых электронных подписей покупателя и продавца, покупать квалифицированную подпись не нужно — достаточно того, что нотариус заверит документы своей УКЭП. Стоимость услуг нотариуса начинается примерно от 5000 рублей и зависит от стоимости недвижимости.

«Только для нотариально удостоверенной сделки, поданной на госрегистрацию нотариусом в электронном виде, в законе содержится официально короткий срок проведения госрегистрации — в течение одного рабочего дня», — отмечает юрисконсульт офиса «Марьино» департамента вторичного рынка компании «ИНКОМ-Недвижимость» Мария Королёва.

«На мой взгляд, этот способ более предпочтителен, поскольку покупатель получает гарантию правовой защиты, — считает Мария Литинецкая. — Прежде чем заверить и отправить на регистрацию пакет документов, нотариус проверяет юридическую чистоту и законность сделки».

 Самостоятельно

После подписания документов по сделке покупателю нужно заполнить заявку на сайте Росреестра, заверить её электронной подписью, оплатить госпошлину (2000 рублей), загрузить пакет документов в формате XML (он довольно сложный для самостоятельного освоения) или PDF (он проще и удобнее): договор купли-продажи, паспорта участников сделки, выписку из ЕГРН, подтверждающую право собственности продавца, а при необходимости и другие документы (согласие супруга или супруги на продажу квартиры, свидетельство о браке, ипотечный договор и т. п.). Регистратор примет заявку онлайн, проверит документы, затем (если не найдёт причин для отказа) зарегистрирует сделку и внесёт изменения в ЕГРН о передаче прав собственности.

Подводные камни электронных сделок с недвижимостью

Во-первых, не все сделки можно зарегистрировать удалённо. «Эта услуга недоступна, например, при военной ипотеке, при участии в сделке несовершеннолетних, если много участников сделки», — поясняет Ирина Доброхотова.

Альтернативные сделки-цепочки нельзя зарегистрировать онлайн, поясняет Мария Литинецкая из «Метриума». Подать сразу весь пакет документов на электронную регистрацию не получится, каждая сделка проводится отдельно.

Во-вторых, возможны сбои и задержки. «Иногда бывает, что система просто не видит те или иные данные. Например, что госпошлина была оплачена, — говорит управляющий директор брокерского департамента „МИЭЛЬ“ Ирина Пешич. — Редко, но такое бывает, что приводит к задержкам».

Юрист Мария Королёва добавляет: «Отсутствие „живых“ печатей (бумажных документов с обычными, не электронными печатями) и неодновременное обновление информации на сайте Росреестра в режиме проверки онлайн создаёт главные сложности в работе.

Кроме того, покупатели опасаются трудностей с оформлением регистрации по месту жительства, с получением налоговых вычетов и т. д.

, поскольку все организации и ведомства, как правило, готовы принимать лишь документ о праве собственности с печатью».

Если понадобится бумажный документ, подтверждающий право собственности, то после регистрации электронной сделки можно заказать и через пять дней получить в МФЦ «Мои документы» выписку из ЕГРН, но не в электронном, а в привычном бумажном виде. Услуга обойдётся в 750 руб., для её получения будут нужны заявление, паспорт и квитанция об уплате госпошлины.

Безопасна ли электронная регистрация сделок

Электронные сделки в общем и целом считаются безопасными. «Исключение составило резонансное событие весной 2019 года, — рассказал руководитель юридического департамента АН „Бон Тон“ Дмитрий Логинов. — На тот момент в Москве удалось мошенническим образом оформить и получить в своё пользование ЭЦП собственника одной из квартир. После чего квартира была подарена третьему лицу».

После этой шумной истории было введено правило о необходимости направлять в МФЦ бумажное заявление о согласии на проведение сделок с использованием электронной подписи (мы об этом упоминали выше). Только после этого возможна регистрация в электронном виде.

«В противном случае при попытке провести электронную сделку без личного участия собственника документы о регистрации перехода права собственности, заверенные ЭЦП, будут возвращены без рассмотрения, — отмечает управляющий партнёр компании „Метриум“ Мария Литинецкая.

— Согласие на сделки с ЭЦП не имеет срока действия и может быть отозвано в любой момент».

Но вероятность мошенничества на 100% исключить нельзя: остаётся риск получения мошенниками ЭЦП по поддельному паспорту — продавец квартиры может оказаться вовсе не её владельцем. Подделка документов — в принципе распространённый вид мошенничества на рынке недвижимости.

«Сотрудники удостоверяющих центров, оформляющие ЭЦП участников сделки, не обладают дополнительными возможностями по установлению личности граждан и проверке подлинности их документов, удостоверяющих личность, а потому не могут на 100% гарантировать выдачу ЭЦП реальному собственнику объекта, а не его „клону“», — отмечает юрист Мария Королёва.

Как себя обезопасить? Обращаться к профессионалам. Электронные сделки, которые совершаются при участии банков, нотариусов и авторитетных риелторских агентств, представляются наиболее безопасными. Поскольку они как раз обладают возможностями и необходимым опытом для проверки документов перед сделкой.

Дмитрий Логинов указывает также и на общие рекомендации по защите от мошенников, важные  при работе с любым интернет-банком: никому не предоставлять пароли от личного кабинета, с подозрением относиться к любой не инициированной вами активности с аккаунтом, при любом подозрении на мошенническую активность обращаться за технической поддержкой.

Москва, улица Академика Королёва, 21Москва, Нахимовский пр., 31, к. 3Нахимовский проспект 13 мин.Москва, жилой комплекс Южные Сады», к. 1.3Москва, Минская улица, 1Гк2Ломоносовский проспект 15 мин.Химки, Московская улица, 11АМосква, Федеративный проспект, 10к1Москва, улица Паршина, 25к2 Перейти к Объявлением

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *